Архивный отдел: сохранность, учет, информационные услуги
10 сентября отмечался День архивов Свердловской области. Этот профессиональный праздник появился в 2009 году по Указу Губернатора Свердловской области.
Сегодня мы беседуем с начальником архивного отдела администрации городского округа Краснотурьинск Викториной Котловой.
— Викторина Федоровна, в чем специфика работы архивного отдела?
Смысл и цель существования архивов — удовлетворение потребностей общества в ретроспективной информации, содержащейся в архивных документах. Этой задачей посвящена вся деятельность работников архивного отдела.
Основными направлениями в деятельности архивного отдела является:
— обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению;
— комплектование архивного отдела документами постоянного срока хранения, документами по личному составу ликвидированных предприятий;
— организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов в организациях-источниках комплектования архивного отдела Администрации городского округа Краснотурьинск;
— предоставление информационных услуг и использование документов.
Ежегодно составляется паспорт архивного отдела. По данным на 1 июля 2021 года, в архивном отделе числится 97 фондов, из них 38 фондов по личному составу, хранится 23530 ед.хр., из них 9356 ед.хр. по личному составу.
Для обеспечения сохранности документов проводится оцифрование архивных документов, создание электронного фонда пользования. Метод оцифрования даст возможность получить их электронные изображения, с корректировкой качества, что позволит обеспечить многократную выдачу информации и многократное ее копирование без обращения к подлинникам.
Информирование заявителей о порядке предоставления услуг осуществляется работниками архивного отдела при личном приеме и по телефону (98902 добавочный 2163 или 2164), а также через государственное бюджетное учреждение Свердловской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг».
Использование архивных документов еще одно из направлений деятельности архивного отдела. Особенно пристальное внимание уделяется исполнению запросов граждан и организаций. Граждане связывают с обращением в архивный отдел надежду на положительное разрешение возникающих жизненных трудностей.
— С какими вопросами чаще всего обращаются в архивный отдел?
— В последнее десятилетие главным направлением в деятельности архива остается исполнение запросов граждан и организаций как социально-правовых, так и тематических. Тематика социально-правовых запросов типичная: стаж, заработная плата, награждения. Ежегодно в архивный отдел поступают от 400-600 запросов от граждан и Пенсионных фондов России.
Реальный срок исполнения любого запроса — от одного до пяти-шести дней. Это было бы невозможным без дополнительной большой работы по совершенствованию научно-справочного аппарата к фондам архивного отдела.
Здесь, как дома, надо знать, где расположена документация фондов и откуда взять ту или иную информацию, все знания и тонкости работы приходят с опытом. Кроме работы с хранящейся документацией, наша задача — пополнять базу данных «Архивный фонд», которая обеспечивает поддержку централизованного государственного учета, научно-справочного аппарата и контроля за обеспечением сохранности документов в области архивного дела, вести работу по оцифровыванию архивных документов и описей дел.
Мы также работаем с организациями – источниками комплектования, помогаем в отборе архивных документов постоянного и долговременного сроков хранения, осуществляем их прием в отдел.
— Как долго хранится документация в архиве?
— В архивном отделе хранится документация постоянного срока хранения, у которой нет срока давности. Документы по личному составу хранились 75 лет, сейчас в связи с внесением изменений в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» срок хранения составляет 50 лет.
— С какими трудностями вам приходится сталкиваться?
— Бывает так, что человек приходит за подтверждением трудового стажа без трудовой книжки. Утерял. Начинаем шаг за шагом, восстанавливать его трудовую деятельность. Это кропотливый труд, занимающий много времени. Просматриваем приказы, личные карточки, лицевые счета по начислению заработной платы, сведения о переименовании организации и другие документы.
Созваниваемся, уточняем данные, работаем как поисковики! В любом случае, мы прикладываем массу усилий, чтобы дать положительный ответ, ведь от нашей работы зависит судьба человека — будущего пенсионера.
